thư điện tử là phương tiện quản lý các bước hữu ích trong thời hiện tại đại. Mặc dù nhiên, bạn đã biết cách cai quản email hiệu quả?

forestcitymalaysias.com forestcitymalaysias.com - Tình trạng e-mail quá download và lẫn vô số email rác rến là điều tiếp tục xảy ra. Còn nếu không phân nhiều loại và có cách thống trị hợp lý, các bạn sẽ rơi vào tình trạng liên tục phải ngụp lặn trong hàng trăm email. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến trình công việc, khiến bạn tiêu tốn quá nhiều thời gian xử lý email và ko thể tập trung vào những công việc quan trọng khác. Liệu có giải pháp nào cho xử trí tình trạng này?

Nhằm giúp những cá thể thường xuyên thao tác với thư điện tử có thể làm chủ email một cách hiệu quả, nội dung bài viết dưới đây vẫn giới thiệu cho mình 8 cách thức quản lý thư điện tử được vận dụng rộng rãi, tương xứng với số đông ứng dụng thư điện tử như tin nhắn hay Microsoft Outlook.

Bạn đang xem: Cách quản lý email trong outlook

Sử dụng email thế nào để đạt công dụng cao?

Mục đích thực hiện Email

Mặc mặc dù được sử dụng thoáng rộng nhưng email chưa hẳn phương tiện tiếp xúc toàn năng. Bạn không nên quá lạm dụng thư điện tử mà nên làm sử dụng trong những trường hợp:

Cần lưu giữ lại những nội dung liên lạc

Đối tượng liên lạc ko thể chạm mặt mặt hoặc hiệp thương qua điện thoại

Nội dung thảo luận không yêu cầu được trả lời tức thì

Gửi ngôn từ cho không ít người dân ở nhiều địa điểm khác nhau

Nội dung dàn xếp không yên cầu tính liên tục

Bạn cũng tránh việc sử dụng email quá nhiều để quản lý công việc bởi bản chất email là phục vụ mục đích giao tiếp. Rất nhiều trường đúng theo giao việc trên email rất có thể dẫn đến hậu quả nhân viên không theo dõi các bước kịp thời xuất xắc tiến độ quá trình không được kiểm soát điều hành hiệu quả.

*

Email sẽ lỗi thời nhằm quản lý công việc thời 4.0

Thời gian thích hợp lý dành cho email

Công ty ứng dụng Adobe sinh hoạt Mỹ đã làm điều tra với 1000 nhân viên cấp dưới về thời gian họ sử dụng thư điện tử trong ngày. Kết quả cho biết rằng những nhân viên dành riêng trung bình 209 phút để kiểm tra email các bước và 143 phút dành riêng cho email cá nhân. Tổng số mỗi ngày, một nhân viên cấp dưới dành 352 phút (khoảng 5 giờ đồng hồ 52 phút) để làm việc với email.

Sử dụng quá nhiều thời gian cho thư điện tử sẽ khiến cho bạn không có đủ thời gian cho những vấn đề quan trọng. Để buổi tối đa hóa thời gian, chúng ta cũng có thể chia thời gian kiểm tra mail thành 3 lần vào ngày. Lần đầu tiên là 10 tiếng sáng, lần máy 2 là 1 trong những giờ chiều với lần vật dụng 3 là 4 giờ đồng hồ chiều. Từng lần check mail, bạn tập trung tối nhiều và nên chỉ dành cho các bước này khoảng thời gian 15 phút. Hoặc bạn cũng có thể chỉ nên dành khoảng 30 phút mỗi sáng để kiểm tra mail nhưng với điều kiện các bạn phải rất tập trung và dừng việc check mail tức thì sau 30 phút.

Cách viết e-mail hiệu quả

Kỹ năng viết cũng như phản hồi email là rất đề xuất thiết. đưa sử nếu bạn có nhu cầu gửi thông tin họp khía cạnh cho đối tác doanh nghiệp nhưng tiêu đề của bạn lại gây hiểu nhầm và văn bản không cụ thể khiến bạn và đối tác doanh nghiệp phải mất thời gian trao đổi lại các lần. Trường hợp này rất liên tiếp xảy ra. Dưới đó là những lời khuyên giúp bạn cũng có thể soạn thảo một e-mail hiệu quả.

Luôn nhớ ghi tiêu đề mail: Tiêu đề email cần gọn ghẽ và triệu tập và nội dung chính của email

Mỗi email chỉ đề nghị truyền download một thông điệp: tránh việc viết rất nhiều thông điệp vào một email. Tuy nhiên, nếu câu chữ đề cập đều tương quan đến một dự án công trình thì chúng ta cũng có thể đánh số máy tự để tín đồ đọc hoàn toàn có thể dễ dàng ráng bắt.

Xác định câu trả lời bạn có nhu cầu nghe: ghi lại hành động bạn muốn người nhấn phải thực hiện như điện thoại tư vấn điện hay bình luận mail này. Ko kể ra, bạn cũng đề xuất để lại thông tin liên lạc bao gồm tên, số điện thoại cảm ứng thông minh cá nhân.

Luôn lưu giữ lời chúc với chữ ký khi chấm dứt mail: Điều này giúp bạn nhận cảm giác được tôn trọng cùng hình hình ảnh của các bạn cũng trở nên bài bản hơn trong đôi mắt họ.

8 phương pháp quản lý e-mail hiệu quả

Xóa những email ko quan trọng

Khi mở săng mail, việc thứ nhất bạn đề nghị làm là thanh tra rà soát một lượt hộp thư đến, sau đó, hãy xác minh những e-mail không quan liêu trọng bằng phương pháp nhìn vào tiêu đề mail với tên tín đồ gửi. Đánh dấu toàn bộ những mail đó và xóa tức thì lập tức. Việc xóa những mail không đặc trưng trước khi bắt tay vào quá trình làm việc sẽ giúp giao diện trông gọn gàng gàng. Chúng ta cũng có thể dễ dàng nhìn thấy những email còn sót lại và khẳng định những email đặc trưng cho công việc.

*

Đừng để cỗ áo thư lúc nào thì cũng đầy ắp đa số mail spam

Sử dụng nhiều hơn một email

2 là con số email buổi tối thiểu mỗi cá nhân nên sở hữu. Chắc hẳn rằng rằng bạn thực hiện email không phải chỉ riêng biệt phục vụ công việc mà còn giao hàng các mục tiêu khác như đăng ký những kênh mạng xóm hội, nhận thông báo từ một website thời trang hay đơn giản dễ dàng là để trao đổi với chúng ta bè. Nếu như bạn chỉ thực hiện một e-mail cho toàn bộ các mục tiêu đó, quan tài mail của bạn sẽ trở nên “tạp nham” và các bạn sẽ phải thường xuyên xuyên tiêu tốn nhiều thời gian cho việc dọn dẹp vệ sinh hộp thư đến.

Vậy nên, hãy lập mang đến mình nhiều hơn thế nữa 1 email. Một add mail chỉ chuyên sử dụng cho công việc, những địa chỉ cửa hàng còn lại sẽ dùng cho các mục đích cá nhân.

Tạo thư điện tử Template / Canned responses

Nếu bạn phải thường xuyên gửi mail tới nhiều đối tượng, nhiều lần với văn bản giống nhau, hãy quan tâm đến việc thực hiện một khả năng trong Google Lab mang tên “Canned responses”. Nhân tài này có thể chấp nhận được bạn sinh sản một mẫu email có thể tái sử dụng. Giờ đồng hồ đây, bạn không nhất thiết phải viết lại từ đầu nội dung hay triển khai thao tác xào nấu rồi dán mỗi khi vấn đáp email.

Xem thêm:

Microsoft Outlook cũng hỗ trợ tính năng sản xuất mẫu thư điện tử với công dụng có tên thư điện tử Template.

Bỏ nhận e-mail từ mọi kênh bạn không còn quan tâm

Khi các bạn sử dụng địa chỉ cửa hàng mail để đk dịch vụ, các ngày sau đó, hòm mail của các bạn sẽ liên tục nhận các thư điện tử quảng bá về thương mại dịch vụ và chương trình khuyến mãi. Thời điểm này, bạn sẽ lại mất thời hạn tìm những thư rác và xóa chúng.

Thay do cảm thấy tức bực và mất thời gian mỗi ngày xóa các mail quảng cáo, bạn nên hủy đk (Unsubscribe) những kênh chuyên gửi mail truyền bá hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ cửa hàng mail đó.

Gắn tab, label và chế tác folder

Nếu chúng ta cảm thấy trở ngại trong việc tìm kiếm kiếm email, bạn cũng có thể phân nhiều loại chúng bằng phương pháp gắn tab, label hoặc tạo thành các thư mục mail theo từng loại.

*

Phân biệt Tab, Label với Folder

Với cách phân một số loại như vậy, bạn không nhất thiết phải tìm kiếm một email bằng cách rà thẩm tra lại hàng chục ngàn email. Chỉ việc tìm tìm theo tên nhãn, tab hoặc click vào folder, bạn sẽ thu nhỏ tuổi phạm vi tìm kiếm kiếm và nhanh lẹ tìm được e-mail mình cần.

Thiết lập chính sách lọc mail gửi đến

Với chính sách lọc, số đông mail gửi mang lại sẽ auto sắp xếp vào các thư mục do các bạn tạo ra. Hầu hết mail đến sẽ tiến hành phân loại dựa vào tiêu đề thư, tín đồ gửi,.. Những tính chất phân các loại do người dùng tự thiết lập. Sử dụng cơ chế lọc sẽ giúp bạn không hề phân một số loại mail thủ công. Tác dụng này sệt biệt bổ ích đối với những người dân làm quản lý dự án khi nên nhận mail từ không ít bên và làm chủ nhiều hạng mục.

*

Quá trình thanh lọc mail đến

Thống nhất các tài khoản email công việc vào một

Nếu bạn phải thao tác làm việc với nhiều add email, sẽ tương đối mất thời gian khi chúng ta cứ phải sign out rồi sign in vào showroom khác. Chúng ta cũng có thể tạo một vỏ hộp thư duy nhất, thống nhất nhằm nhận thư điện tử từ tất cả các địa chỉ. Mỗi khi vấn đáp mail, bạn chỉ việc lựa chọn địa chỉ cửa hàng mail sender vào danh sách email của bạn.

Việc thống nhất những tài khoản email đem lại những ích lợi sau:

Chỉ cần đăng một tài khoản, chúng ta có thể đồng thời thừa nhận được tất cả các thư

Không cần nhớ quá nhiều mật khẩu tài khoản mail

Khi ý muốn gửi thư từ tài khoản mail khác, bạn không cần phải đăng xuất mail lúc này mà hoàn toàn có thể lựa chọn địa chỉ cửa hàng người nhờ cất hộ trong hộp thoại biên soạn thư.

Bạn rất có thể theo dõi mail nào được gửi đến add nào nhờ chức năng lọc tự động theo địa chỉ mail nhận

Lên lịch tự động gửi mail

Nếu chúng ta thường là tín đồ xuyên thao tác với các công ty đối tác ở những nước nhà khác múi giờ đồng hồ hoặc cần gửi 1 loạt email tại 1 thời điểm duy nhất định, cấu hình thiết lập chế độ lên lịch tự động hóa gửi mail sẽ giúp đỡ bạn giảm thiểu những băn khoăn trong công việc. Bạn sẽ không cần được thức dậy vào các khung giờ phiền toái chỉ để gửi một email, hay buộc phải gửi thu công hàng trăm ngàn email chỉ với một ngôn từ tương tự. Giờ đồng hồ đây, bạn chỉ việc soạn thảo trước văn bản thư rồi hứa hẹn giờ gửi, sau đó, khối hệ thống sẽ lo số đông phần còn lại.

Bạn hoàn toàn có thể thống trị các mail đã được hẹn nhờ cất hộ đi vào mục “Scheduled” trên giao diện Gmail. ở bên cạnh đó, tin nhắn cũng chất nhận được bạn hẹn định kỳ gửi tương tự như thu hồi lại email đã nhờ cất hộ đi.

Kết luận

Email là công cụ thao tác được đa phần doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp cũng như cá nhân biết cách làm chủ email hiệu quả lại ko nhiều. Hi vọng những phương pháp quản lý thư điện tử trên sẽ giúp bạn không hề phải nhức đầu do những e-mail rác; giúp công việc tìm kiếm cũng như nhận và gửi mail của chúng ta trở nên dễ dãi hơn.

Để thống trị công việc, dự án dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY cuốn ebook "Giải pháp sửa chữa thay thế Excel và e-mail trong công việc" đang rất được đón đọc rộng rãi trong xã hội doanh nghiệp 4.0.