Là một vào số những tính năng hỗ trợ người cần sử dụng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không thực sự phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện nay như thế nào?
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng siêng sử dụng để soạn thảo một email dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này cho phép người dùng bao gồm thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ không giống nhau.
Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel 2010
Với tính năng này, bạn chỉ cần người sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin không giống nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung e-mail một bí quyết nhanh gọn nhất.
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng bao gồm thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người dùng gồm mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn xong xuôi mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.
Mail merge vào excel là gì?
Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao mà không phải tốn thừa nhiều thời gian mang đến việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Với nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần để ý những điều sau:
vào dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Vào dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để truy vấn xuất dữ liệu tại ô tính chào bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư trả chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để có thể bắt đầu giải pháp dùng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word với excel sẽ gồm những tin tức sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy thuộc vào nội dung với nguồn dữ liệu nhưng cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khi đã tạo ra sản phẩm loại những thư điện tử khác nhau từ tính năng. Những tin tức tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận thư điện tử Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong những bức thư bao gồm dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định mà lại người cần sử dụng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính vào excel Một bảng tính được lập vào word những văn bản có cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản trong mail merge
Những nội dung mà lại bạn thấy trong những email gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường không giống với những thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung thiết yếu của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện các nội dung cầm cố đổi khi người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Xem thêm: Lý Giải Tại Sao Siêu Âm Nhầm Con Trai Thành Con Gái Thành Trai
Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một biện pháp hoàn chỉnh. Mặc dù nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không tồn tại kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để bao gồm cách tạo mail merge mang đến mình.
Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã gồm sẵn. Dịp này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
Cách chỉnh sửa tính năng mail merge vào bảng excel
Để tất cả thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để bao gồm thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng tất cả thể dễ dàng cụ đổi các thông tin dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ tên sang một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều hơi phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết những code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này tương đối giống với những dang mã được cần sử dụng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn phải đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vày đó, nếu bạn tất cả tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ ko bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ ko bị nắm đổi.
Trên đây là một số phân tách sẻ của forestcitymalaysias.comforestcitymalaysias.com về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách cần sử dụng mail merge cơ bản mang đến người dùng. Hy vọng qua bài bác viết, bạn sẽ biết được bí quyết thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách mau lẹ nhất phục vụ cho những công việc khác biệt của bản thân cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí mật giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở
